Registro e Trâmite » Cadastro » Protocolo Possibilita o cadastramento e a atualização dos dados dos Processos/Documentos. Para o cadastramento de Processos/Documentos proceda da seguinte forma: · Clique no botão "Novo", e informe se o cadastramento é para processo ou documento. · Preencha os demais campos: 1. Número do Protocolo (campo obrigatório): - Cinco dígitos para identificar a Unidade Protocolizadora; seis para o Seqüencial do Protocolo; quatro para o ano e dois para o Digito Verificador (DV fornecido pelo sistema); 2. Número do Documento: - Número do documento de origem, sem o zero a esquerda e sem barras. 3. Espécie do Documento (campo obrigatório): - Tipo do documento de origem. Ex: Ação Extraordinária, Voto, Ata, etc. 4. Data Documento: - Data do documento de origem. Este campo será apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessário, altere-a para a data desejada. 5. Procedência: - Identifique o Tipo de Pessoa clicando em "Pessoa Física" ou "Pessoa Jurídica" (campo obrigatório). - Nome (campo obrigatório): Digite o nome ou parte do mesmo, tecle "Enter" ou clique no botão "mais". O sistema irá listar os nomes já cadastrados com esta informação. Ex: - País: País de origem do documento. - UF: UF de origem do documento. - Município: Município de origem do documento. - Data Recebimento (campo obrigatório): Data de recebimento do Protocolo. Este campo será apresentado inicialmente com a data corrente. Caso necessário, altere-a para a data desejada. - Hora Recebimento (campo obrigatório): Hora de recebimento do Protocolo. Este campo será apresentado inicialmente com o horário corrente. Caso necessário, altere-o para o horário desejado. 6. Assunto (campo obrigatório): Resumo do assunto a ser tratado no Processo/Documento. 7. Assunto (Complemento): Preencher o campo com informações complementares, de maior interesse ao setor responsável pelo Processo/Documento. Obs: Nos campos "Assunto" e "Assunto(Complemento)" está disponibilizada a "Ferramenta Corretor Ortográfico", localizada no canto superior direito de ambos. Para utilizá-la basta clicar no botão ABC. O corretor ortográfico não é padronizado, pois utiliza um recurso do Microsoft Word e portanto a sua abrangência dependerá da versão instalada no equipamento a ser utilizado. 8. Atividade (Meio ou Fim): Atividade referente à classificação do Protocolo por assunto. 9. Classificação: Classificação do Protocolo por assunto. 10. Temporalidade (prazo referente à fase Corrente, Intermediária e Destinação Final). - Fases: · Corrente - prazo mínimo de arquivamento do Protocolo no arquivo corrente. · Intermediaria - prazo mínimo de arquivamento do Protocolo no arquivo central. · Destinação Final - Destino Final do Protocolo (Guarda Permanente ou Eliminação). Obs: A classificação do Protocolo é obrigatória, devendo ser realizada no ato do cadastramento ou no arquivamento do mesmo. Para concluir o cadastramento das informações constantes nesta tela, clique no botão gravar (localizado no canto superior esquerdo do menu) e será mostrada a mensagem "Protocolo adicionado com sucesso". Neste momento serão habilitados os botões para cadastramento do "Interessado", "Solicitante" e "Tramitação Original", no canto superior direito da tela, e o sistema será redirecionado para o cadastramento de Interessado. OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: Alteração de Processos/Documentos Para alteração ou inclusão de uma nova informação, em um Protocolo já registrado pelo Sistema, o usuário deverá proceder da seguinte maneira: - Informe o tipo de protocolo (processo ou documento) e o número do mesmo. - Clique no botão "Buscar". - Os dados existentes aparecerão na tela. O usuário poderá então, proceder a alteração (somente para os usuários que pertençam a mesma unidade de quem efetuou o cadastramento). - Clique no botão "Gravar". Procedência Pessoa Física: - Ao gravar os dados de um Protocolo, se o nome da Procedência não constar na tabela, o sistema irá incluí-lo automaticamente. Pessoa Jurídica: - O sistema não permitirá a inclusão de um Processo/Documento cuja Procedência não conste na tabela. A inclusão de Pessoas Jurídicas só poderá ser realizada pelo gestor (Setor de Protocolo das "Unidades" do IPHAN) . Assunto O assunto deve ser digitado de forma resumida, mas completa, de modo que na consulta possa-se ter a clara idéia do que trata o processo ou documento, estando sempre relacionado ao interessado.