Perguntas Frequentes

  • Como incluir um documento já existente ou recebido em papel (ofício, despacho, nota técnica, etc.) em um processo do SEI?

    Como regra geral, os documentos devem ser incluídos no processo SEI por meio do editor próprio oferecido pela ferramenta. Somente devem ser anexados documentos em papel recebidos de interessados externos e de outros órgãos. Se for esse o caso, entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Incluir Documento”. Em seguida,
    selecione “Externo”, preencha os dados da tela “Registrar Documento Externo”, selecione o arquivo do documento digitalizado clicando no botão “escolher arquivo” e em seguida finalize o procedimento clicando no botão “Confirmar Dados”.

  • Como devo digitalizar um documento para incluir em um processo SEI?

    A digitalização deve ser feita em formato PDF. Nas configurações do equipamento de digitalização a opção de digitalizar com OCR (Optical Character Recognition) deve estar habilitada para permitir a busca por termos presentes no conteúdo do documento. Após a digitalização, localize o processo em que deseja incluir o documento, abra-o (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Incluir Documento”. Em seguida, selecione “Externo”, preencha os dados da tela “Registrar Documento Externo”, selecione o arquivo do documento digitalizado clicando no botão “escolher arquivo” e em seguida finalize o procedimento clicando no botão “Confirmar Dados”.

  • O que devo fazer com os documentos em papel que forem recebidos na minha unidade?

    Os documentos recebidos em meio físico no protocolo deverão ser digitalizados e incluídos no SEI como documento externo. Após a digitalização, o documento deve ser identificado por meio de etiqueta ou anotação no rodapé contendo os seguintes dados: 1) Data de protocolo; 2) NUP; 3) Número SEI. Após essa identificação, o documento deverá ser enviado ao arquivo. O mesmo procedimento deverá ser feito para mídias (CD, DVD), plantas, mapas, brochuras, etc.

  • Como iniciar/criar um processo do SEI?

    Na tela principal do SEI, no menu lateral à esquerda, clique em “Iniciar Processo”. Em seguida, selecione o tipo de processo e preencha os campos da tela de “Iniciar processo”.

  • Como incluir um novo documento num processo do SEI utilizando o editor de documentos?

    Entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Incluir Documento”. Em seguida, selecione o tipo de documento que deseja incluir, preencha os dados da tela “Gerar Documento” e clique no botão “Confirmar Dados”. Em seguida, crie o documento digitando-o na tela que se abrirá. Lembre-se de manter o bloqueador de "pop-ups" desabilitado.

  • Como assinar eletronicamente documentos de processos do SEI?

    Entre no documento que deseja assinar clicando sobre o ícone do documento na árvore de processo. Em seguida, clique no ícone “Assinar Documento”, informe o cargo / função que deve ser associado à assinatura, digite sua senha e clique na tecla "Enter" do teclado.

  • Como tramitar um processo para outra unidade no SEI?

    Com o processo aberto, clique sobre o NUP do processo e clique no ícone “Enviar Processo”. Em seguida, no campo "Unidades" informa a sigla da unidade para onde deseja enviar o processo e clique no botão “Enviar”.

  • Como tramitar um processo dentro da minha unidade?

    A visualização de processos entre usuários cadastrados em uma mesma unidade SEI é simultânea. Sendo assim não é possível realizar trâmite interno à unidade.

  • Como alterar um processo do SEI?

    O SEI permite alterar, a qualquer momento, os campos preenchidos na tela “Iniciar Processo”. Para isso, entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Consultar / Alterar Processo”.

  • Como alterar um documento num processo do SEI?

    Entre no documento que deseja alterar. Em seguida, clique no ícone “Editar Conteúdo”. Em seguida digite as alterações e clique no botão “Salvar” no canto superior esquerdo da tela. A alteração de conteúdo de documentos é permitida a qualquer usuário da unidade enquanto o documento não estiver assinado.

  • Como receber de outra área um processo do SEI?

    O processo enviado por outra unidade aparece na tela inicial de “Controle de Processos” na coluna “Recebidos” com o NUP grafado em vermelho. Para receber o processo, clique sobre o NUP do processo.

  • Como concluir um processo do SEI?

    Entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Concluir Processo”. Essa tarefa deve ser executada sempre que o usuário e/ou unidade já tiverem concluído as atividades sob sua responsabilidade em determinado processo. Os processos concluídos saem da tela de "Controle de Processos" e deixam de estar "com carga" para a unidade, podendo ser recuperados a qualquer tempo pela "Pesquisa".

  • Como reabrir um processo do SEI?

    Para reabrir um processo concluído é necessário que ele tenha tramitado pela sua unidade. Através da tela de pesquisas (menu “Pesquisa” à esquerda da tela inicial) encontre o processo encerrado. Clique no ícone da árvore e, em seguida, ícone “Reabrir Processo”.

  • Como anexar um processo a outro no SEI?

    Entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Anexar Processo”. Em seguida, informe o NUP do processo que deseja anexar, clique em “Pesquisar”, depois em “Anexar” e confirme a operação. O processo anexado aparecerá como um ícone na árvore do processo principal.

  • Como desanexar um processo do SEI?

    A anexação de processo é uma atividade irreversível e deve ser usada com cautela. Somente administradores do sistema podem realizar a desanexação mediante justificativa apresentada pela autoridade superior da unidade. O pedido deve ser enviado em formulário próprio ao Arquivo Central do IPHAN/Seção Brasília.

  • Como atribuir a uma pessoa específica um processo do SEI?

    Entre no processo (clique sobre o NUP do processo) e clique no ícone “Atribuir Processo”. Em seguida, selecione o usuário para o qual deseja atribuir o processo. Só é possível atribuir processos a usuários de sua unidade! A atribuição de processo não configura trâmite.

  • Como atribuir um processo para um servidor lotado em outra área?

    O SEI permite que somente pessoas da própria unidade por onde está tramitando o processo sejam designadas. Entre em contato com a outra unidade e solicite ao responsável a designação.

  • Quais os formatos e extensões de arquivos suportados pelo SEI?

    O SEI não faz restrição a nenhum formato ou extensão de arquivo digital para incorporação ao processo eletrônico. O formato PDF é o recomendado pois sua visualização no sistema é automática (sem necessidade de download ou softwares específicos instalados). Portanto, para garantir a transparência e acessibilidade da informação, opte sempre pela geração de uma cópia em PDF do arquivo que deseja incluir no processo, anexando também o arquivo digital em sua extensão original.

  • Como é feita a numeração de folhas no processo eletrônico SEI?

    O SEI não adota numeração de folhas. Os documentos são organizados cronologicamente na árvore de processo de acordo com a data de sua criação/ inserção no sistema. Para fazer referência a um documento da árvore utilize o número SEI (identificação única numérica que aparece entre parênteses ao lado do nome do documento).

  • Que tamanho máximo um arquivo pode ter para ser anexado ao SEI?

    O SEI não reconhece um tamanho limite de arquivos para incorporá-los a um processo. No entanto, existem limitações da capacidade do servidor de internet ao qual o usuário está conectado. Carregar arquivos pesados para o SEI pode ocasionar lentidão no sistema caso a conexão não seja de alta qualidade, ou esteja instável. Opte sempre por carregar arquivos em tamanho reduzido (apenas para visualização) e armazene as mídias contendo os arquivos em tamanho original fora do SEI, mantendo a sua identificação por meio do NUP e do Número SEI.