Orientações gerais
Algumas orientações são fundamentais para auxiliar a digitalização dos processos e documentos, possibilitando a plena utilização do SEI!. A princípio, é preciso entender que os processos em meio físico que necessitam ser incluídos no Sistema para tramitação e análise deverão ser digitalizados e registrados pelas Unidades e setores que os detêm no momento da tramitação, mantendo-se o NUP (Número Único do Protocolo) original do processo em papel.
A partir daí, a prioridade da digitalização será para os processos ativos, à medida que surgir a necessidade de tramitação. Processos já encerrados poderão ser digitalizados a qualquer momento, desde que obedeçam os critérios estabelecidos pela Coordenação de Documentação e Informação.
A digitalização e a inserção de documentos no SEI! poderão ser efetuadas por qualquer usuário que possua acesso ao Sistema com essa permissão, independentemente do seu vínculo funcional.
Salvo na hipótese de indício fundado de irregularidade, fica dispensada a autenticação dos documentos digitalizados. O Decreto 8.539/15, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo, diz, em seu art. 6º, que “a autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital”. Em seguida, diz que isso “não ‘impede’ a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha”.
Os processos tratados e digitalizados receberão, obrigatoriamente, um Termo de Encerramento de Processo Físico e posterior Termo de Abertura de Processo Eletrônico, sendo este aberto e assinado eletronicamente no próprio SEI!. O Termo de Encerramento de Processo Físico deverá constar como último documento do processo em papel, e entrará normalmente no conjunto da digitalização dos volumes e suas partes. Já o Termo de Abertura do Processo Eletrônico será o primeiro documento do processo no sistema, inserido sequencialmente após os arquivos digitalizados. Os modelos de ambos os documentos serão disponibilizados no SEI!.
Após esse procedimento, a tramitação e a juntada de novos documentos ocorrerão exclusivamente pelo SEI!. O processo físico deverá ser encaminhado ao Arquivo Central do Iphan (CODIN/COPEDOC/DAF) para cumprimento da Legislação Arquivística.
Demais esclarecimentos poderão ser obtidos junto à Coordenação de Documentação e Informação, área gestora e responsável pelo Sistema Eletrônico de Informações. Acesse também as Perguntas Frequentes e tire suas dúvidas.
