Digitalização de documentos
A digitalização de documentos deverá seguir alguns padrões, que têm a função de uniformizar os processos, organizando e facilitando o acesso à toda a documentação institucional.
Além disso, os processos a serem digitalizados deverão passar por análise rigorosa de sua estrutura física, com a retirada de sujidades e objetos como clipes, grampos e fitas adesivas ou qualquer outro elemento que possa comprometer o funcionamento das impressoras.
Assim, esse procedimento deverá ser realizado com utilização da funcionalidade dúplex (2 lados, livro); limitada a 50 folhas ou 100 páginas frente e verso, por arquivo, em formato PDF. Os documentos maiores devem ser fragmentados em mais de um arquivo, de modo a ficarem nomeados de acordo com a ordem de volume e parte.
A nomenclatura dos arquivos deve seguir a sigla Vol (com inicial maiúscula), a numeração sequencial dos volumes do processo original, a palavra Parte (com inicial maiúscula) e a numeração sequencial das partes de cada volume, sendo todos os elementos separados por sinal de underline, sem utilização de espaços ou outros caracteres especiais.
Exemplo: Um processo de 400 folhas terá 8 arquivos, nomeados de Vol_1_Parte_1 a Vol_1_Parte_4 e Vol_2_Parte_1 a Vol_2_Parte_4.
Como os volumes originais podem conter em torno de 200 folhas por volume, a quantidade de páginas do arquivo da última parte de cada volume poderá variar para mais ou para menos. Deve-se evitar, portanto, a fragmentação em uma quinta parte (nos casos em que o volume contiver mais de 200 folhas) ou a junção de folhas do próximo volume (nos casos em que o volume contiver menos de 200 folhas).
A resolução mínima dos arquivos digitais deve ser de 300 dpi e feita, preferencialmente, em padrão monocromático (preto e branco). Outros padrões de cor deverão ser usados só quando a digitalização monocromática comprometer a compreensão do conteúdo, como em gráficos estatísticos e símbolos de material cartográfico.
Também é necessário lembrar que, durante a digitalização, deverá ser utilizada a funcionalidade de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), nativa das impressoras contratadas.
Atenção! Caso já tenham sido digitalizados processos em sua unidade ou setor, sem observância dos critérios aqui definidos, algumas providências deverão ser tomadas.
Se não tiver sido aplicada a funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), a digitalização deverá ser refeita, pois o uso de OCR é imprescindível para as futuras buscas textuais no arquivo.
Como é difícil verificar a resolução utilizada no ato da digitalização de um processo, é necessário analisar a qualidade gráfica do arquivo apresentada na tela em zoom 100%. Caso não esteja minimamente aceitável para boa leitura e compreensão do texto, nova digitalização deverá ser feita com resolução mínima de 300 dpi.
Não há necessidade de repetir o processo caso a digitalização tiver sido feita em padrões diferentes do monocromático (em cores ou escalas de cinza). Se o arquivo digital tiver sido produzido com mais de 50 folhas (100 páginas frente e verso), ele deverá ser fragmentado em arquivos de tamanho adequado, utilizando algum software de edição básica de arquivos em formato PDF. Os computadores do Iphan, por padrão, possuem esse tipo de software instalado.
